我们在工作中有时会遇到这样的情况，需要在EXCEL中反复输入一些重复的信息，比如员工的性别，员工的学历等等。这些信息有这样的特点：
- 需要重复输入
- 包含较少的数据条目，一般10个以内
遇到这样的情况，我们可以能做成下拉列表的形式来进行选择，这样就省去了很多录入的时间。这个知识点叫做#数据有效性#。
我们先看完成品的效果是不是你想要的。* 声明一下，所有演示是在WIN 7 系统下操作的，软件是WPS Office，跟MS Office略有区别，但是操作基本都是一样的。
下拉列表
建立下拉菜单列表内容。
在EXCEL中选择合适的位置创建一个列表作为下拉菜单里的内容。我习惯在第一行加上标题，这样方便识别这个列表的内容。
创建下拉列表内容
设置下拉列表
数据 → 数据有效性 → 序列，然后选择对应的一列数据即可。设置好之后，当我们选中单元格时就会出现下拉菜单的小三角，我们就可以选择里面的内容了。
设置下拉列表
细心的网友会发现有两个问题，第一个问题就是【性别】的菜单里面有一些空白的选项，而【学历】这一栏里没有。主要是因为【性别】这一栏的内容太少了，而我们在选择序列的时候直接选了一整列的数据，系统自动出了一些空白的选项，而【学历】一栏由于数据较多，在这里系统没有补充空白的选项。
第二个问题是，由于我在列表的第一行添加了标题，导致下拉列表中也出现了这个选项，这个完全是不需要的，反而会干扰我们。当然你也可以不添加标题，但是这样会降低表格的可读性，如果没有这个追求的朋友可以用这个方法来处理。
对于上面的问题，我们有多种处理方法。所谓条条大了通罗马，这里介绍一些其他的方法来共大家选择，最后交给大家一个使用Offset函数来解决这两个问题的方法，如果想让自己EXCEL技能有更高提升的，建议学习。
方法一，直接输入。
适用于类型性别这样选项很少（5个以下），每个选项字也很少的情况（5个字以下）。缺点：当选项发生变动时，维护不方便。但是这种方法的适用条件也决定了其选项一般不会有变化，也不需要维护。
直接输入
这里需要注意的是，中间的逗号适用英文半角的逗号。不过现在WIN10 应该也可以识别中文的逗号了，大家可以试一下，如果可以的话记得评论区里告诉我啊。
方法二，只选择有效的单元格。
只选择有效的单元格
最开始的方法是选择了一整列作为数据来源，而这里只选择有效的单元格作为数据来源。所以就不会再有标题和空白的选项了。但是同样的，这种方法也不容易维护。如果是其他的字段（不是性别），需要追加一些选项的时候就需要重新选择数据来源的单元格，而如果选择一整列的话，想要增加选项就直接在下面追加数据就可以了，比如：
自由追加选项
方法三，使用OFFSET函数。
使用OFFSET函数
在这里，我们解锁了一个新的知识，原来这个框里可以输入公式的，我这里输入的公式是
=OFFSET($H$2,0,0,COUNTA($H:$H)-1,1)
大家可以分析一下这个公式是怎么个逻辑。这里涉及了两个公式，我们下次再讲解这两个公式。
到目前为止，我最喜欢的就是这个方法，既可以随时维护列表中的选项，也可以保留标题，同时也不会出现一些系统自动补充的空白，如果你也喜欢的话就赶紧用起来吧。
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