在日常办公中，绘制组织结构图是一项常见的任务。以往，不少人会采用插入形状或文本框，再用线条连接的手工绘制方式，然而，这种方法不仅繁琐耗时，还很难保证图形的美观与规范。其实，借助Excel和Word中的SmartArt图形功能，我们能够轻松制作出完美的组织结构图。今天，就为大家详细介绍如何运用这一便捷工具，只需简单几步，让组织结构图绘制变得轻而易举，一看就懂，一学就会！
一、Excel中绘制组织结构图
前期准备：首先，在Excel工作表中整理好各个部门的名单，务必理清他们之间的层次结构关系。这一步是绘制组织结构图的基础，清晰的层次关系能够确保后续操作顺利进行。
操作步骤：
1、复制数据：选中包含部门名单的单元格区域 A1:A14，通过快捷键 Ctrl+C 或者右键菜单中的复制选项，将数据复制到剪贴板。
2、插入SmartArt图形：点击Excel界面上方的【插入】选项卡，在【插图】组中找到【SmartArt】按钮并点击。此时，会弹出【选择SmartArt图形】对话框，在众多图形类别中，选择【层次结构】。这里提供了多种组织结构图样式，你可以根据实际需求挑选一款适合的，选好后点击【确定】。此时，工作表中会出现一个初步的组织结构图框架。
点【确定】后的效果图如下：
3、填充数据：在组织结构图左侧的【在此处键入文字】文本框中，按下 Ctrl+A 组合键全选所有文本占位符，再按下 Ctrl+V 组合键，将刚才复制的部门名单粘贴进去。此时，名单已经填充到组织结构图中，但层次可能还不够准确。
4、调整层次：通过按 Tab 键来灵活调整各个部门的层次关系。每按一次 Tab 键，当前选中的部门就会下降一个层次，通过这种方式，将所有部门按照事先梳理好的层次结构准确排列。经过这几步操作，一个完整且层次分明的组织结构图就在Excel中制作完成了。
二、Word中绘制组织结构图
前期准备：在Word文档中同样需要准备好各个部门的名单。为了方便后续制作组织结构图，我们可以先按 Tab 键，或者使用【开始】选项卡中的【增加缩进量】功能，将名单按照层次分级。这样在插入SmartArt图形时，软件能够更好地识别层次关系。
操作步骤：
1、复制名单：选中已经分级整理好的部门名单，使用复制快捷键 Ctrl+C 或者右键复制操作，将名单复制到剪贴板。
2、插入SmartArt图形：与Excel类似，在Word文档中点击【插入】选项卡，在【插图】组中找到【SmartArt】按钮并点击。在弹出的【选择SmartArt图形】对话框中，依旧选择【层次结构】类别，然后挑选心仪的组织结构图样式，点击【确定】，文档中便会出现组织结构图框架。
点【确定】后的效果图如下：
3、填充数据：在组织结构图左侧的【在此处键入文字】文本框中，先按 Ctrl+A 全选，再按 Ctrl+V 粘贴刚才复制的部门名单。瞬间，名单就填充到了组织结构图中，并且由于前期已经对名单进行了层次分级，大部分部门的层次关系已经自动匹配正确。
4、后续调整与添加：如果在制作完成后，需要增加部门，例如要添加后勤部。操作也很简单，先选中与后勤部同级或有隶属关系的部门（如生产部经理），点击鼠标右键，在弹出的菜单中选中【添加形状】，然后根据后勤部与现有部门的关系，选择【在后面添加形状】等合适选项。通过这种方式，能够随时对组织结构图进行灵活调整和完善。
通过以上在Excel和Word中利用SmartArt图形制作组织结构图的方法，我们能够快速、高效地完成组织结构图的绘制任务。无论是处理公司部门架构、项目团队分工，还是其他需要展示层次关系的场景，这一技巧都能大显身手，帮助我们提升办公效率，制作出专业、美观的组织结构图。赶紧动手试试吧！
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