在行政工作或者人力资源管理的实际事务当中，我们时常会遭遇各种存在到期需处理情况的事项，而员工生日管理便是其中之一。生日对于每一个人而言，毫无疑问是一年里最为重要的节日之一。倘若在他人过生日的时候，你能够精准地记起并呈上生日祝福，那么这不仅会让你们之间的关系迅速升温，还会使人觉得你的业务能力相当出色。生日分为阳历生日和阴历生日，这是其与其他日期管理显著不同的典型特征。要是你能够记住一个人真正想要过的生日，那绝对会让他（她）对你另眼相看。

下面，我将先对所用到的函数进行扼要介绍，接着结合具体的案例，让大家全面掌握必备的生日自动提醒技能。

函数简介：

  1. DATE 函数其表达式为 = DATE (year,month,day)。其中，year 代表年份；month 表示月份；day 则是指天。例如，当我们输入公式 =DATE (2008,1,1) 时，就能够得到日期 “2008 - 1 - 1”。
  2. TEXT 函数公式为 = TEXT（数值，单元格格式）。本次介绍的用法如下：举例来说，TEXT (B2,"正增长；零增长；负增长") 这个公式的解读是：" 正增长 0; 负增长 0; 零增长 0”，默认情况下，当 B2 中的数值大于零时，输出 “正增长” 加上相差数值的绝对值；当 B2 中的数值小于零时，输出 “负增长” 加上相差数值的绝对值；当 B2 中的数值等于零时，输出 “零增长” 加上相差数值的绝对值，这里的 0 代表相差数值的绝对值。另外需要注意的是，三个状态必须放在一起，中间用分号隔开，并且首尾要用双引号包围起来，否则就会出现错误。
  3. YEAR、MONTH、DAY 函数YEAR 函数的表达式为 = YEAR（日期），它能够从给定的日期中提取出年份，比如 year（2023 - 4 - 12），就会得到 “2023”。MONTH 函数和 DAY 函数的原理与之类似，分别可以得到 “4” 和 “12”。

案例详解：

  1. 基本操作

如图 1 所示，我们需要获取今年的生日日期以及距离生日的剩余天数，并且对于今年已经过了生日的情况，在 F 列显示 “已过生日” 的字样。

excel员工生日自动提醒操作方法（员工阳历、阴历生日）-趣帮office教程网

图 1

首先，在 E3 单元格中输入公式：=DATE (YEAR (TODAY ()),MONTH (D3),DAY (D3))，然后将这个公式向下填充。这个公式的含义是取出年份为今年，且月、日与出生月日相同的日期。

接着，在 G3 单元格中输入公式：=TEXT (F3 - TODAY (),"0; 已过生日；0")，同样将这个公式向下填充。在这个公式中，0 用来表示相差天数的绝对值。也就是说，当今年生日与当前日期之差大于 0 时，显示相差的天数；当小于 0 时，显示 “已过生日” 字样；当等于 0 时，也显示相差天数，只不过此时相差天数恰好是 0。

  1. 进阶操作

如果公司要求根据员工的习惯，统计员工是过阴历生日还是阳历生日，并在实际生日当天送上祝福。

那么，我们可以按照图 2 来设计表格，添加一列类别（阴历 / 阳历），出生日期根据这个类别进行登记，若是阴历就填写阴历出生日期，若是阳历就填写阳历出生日期。

excel员工生日自动提醒操作方法（员工阳历、阴历生日）-趣帮office教程网

图 2

此时，把 E3 单元格的公式修改为：=IF (D9="阴历","请手动填写今年对应的阳历生日",DATE (YEAR (TODAY ()),MONTH (E9),DAY (E9)))，然后向下填充公式。这个公式的意思是先判断类别是否为阴历，如果是阴历，就输出 “请手动填写今年对应的阳历生日”，之后可以在查询今年日历后，在 F 列手动填写为今年对应的阳历日期。如果不是阴历，那么就会自动计算出今年年份以及月、日与出生月日相同的日期，也就是今年的阳历生日。

F 列的公式不需要修改，虽然现在显示为 #VALUE! 错误，但是当手动填写完整后，就可以显示出相应的内容了。