分级显示能够将包含类似标题的数据列表进行组合和汇总，可以单独创建行或列的分级显示，也可以同时创建行和列的分级显示，分级后会自动产生工作表视图符号(“ ”、“-”和数字1、2、3等)，点击这些符号，可以显示或隐藏明细数据。
在一个数据列表只能创建一个分级显示，一个分级显示最多只允许有8层嵌套的数据。
一、自动建立分级显示：
已经设置了分类信息的数据表，在使用分级显示功能时，系统会自动地判别出分级的位置，从而自动生成分级显示的样式。
选中数据列表中的任意单元格，点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【创建组】下拉按钮，从下拉菜单中选择“自动建立分级显示”命令。
二、自定义分级显示：
对于层次关系的规律性不是很明显的数据内容，可以使用手工创建的方法进行分级显示。
选中要分组的行（或这些行中的某一列单元格），点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【创建组】下拉按钮，从下拉菜单中选择“创建组”命令，（或弹出“创建组”对话框，勾选“列”（或“行”），点击【确定】按钮），建立一级分组。
在一级分组中按上述步骤可以建立二级分组，在二级分组中可以建立三级分组……
三、显示和隐藏明细数据：
1、数字按钮：
数字按钮1的级别是最高的，单击它，则显示一级汇总内容，而不显示其他明细数据。
数字按钮2的级别其次，单击它，则同时显示一级明细和二级汇总内容。
其他的编号依次类推，如果要显示所有级别的明细数据，单击数字最大的按钮即可。
2、【 】、【-】按钮：
每一分组都有【 】【-】按钮，隐藏明细数据时为【 】，点击它，显示该组的明细数据并变为【-】；显示明细数据时为【-】，点击它，隐藏该组的明细数据并变为【 】。
3、功能区按钮：
在隐藏明细数据的状态下，选中某一组中汇总单元格，点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【显示明细数据】按钮，则显示该组的明细数据；
在显示明细数据的状态下，选中某一组中的任一单元格，点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【隐藏明细数据】按钮，则隐藏该组的明细数据。
四、取消分组：
选中要取消的分组中的行（或这些行中的某一列单元格），点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【取消组合】下拉按钮，从下拉菜单中选择“取消组合”命令，（或弹出“取消组合”对话框，勾选“列”（或“行”），点击【确定】按钮），取消该分组。
五、清除分级显示：
选中数据列表中的任一单元格，点击“数据”选项卡、“分级显示”组中的【取消组合】下拉按钮，从下拉菜单中选择“清除分级显示”命令，即可清除分级显示。
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