在学校工作中，经常有批量打印格式相同，个别字段不同（如姓名）的文档的需求，比如批量打印奖状，成绩单，录取通知书，邀请函等文档。
这时候，要是采用这样的操作，那就说明该人员不具备熟练的Office操作技能：
打开word软件，先编辑好一个文档，作为模板，然后修改其中的个别部分，如姓名或者其他项目，再一个一个地打印，
这样的操作处理少量的奖状可以，但是，用这样的操作方法打印七八十张，上百张奖状，那可是既费工又费时间。
这是笨办法，不是优质高效的做法。这样操作，说明该人员还不精通office技能，真的需要提高计算机操作技能了。
解决的办法
以上批量打印格式相同，个别字段需要替换的文档的需求，是有高级的office技能能解决的。就是使用 word的邮件合并功能来操作，发挥邮件合并功能威力，解决批量生成和打印的需求，是优质高效的操作啊。
Word的邮件合并功能早就有了，甚至是Word2003 版本就有了，在Word2013/2016 软件中，它是作为一个功能区独立出现在软件的主界面，它一直就在那里等您来用。
然而，许多人到现在却没有认识到它的作用和优点，更没有掌握这项技能，为自己的工作争光添彩 。
那么什么是word的邮件合并功能呢？
顾名思义，当初这个功能开发出来，是为了满足快速批量生成邮件地址的需求的。
具体说来，就是把Word组件和Excel组件配合起来使用，用Excel新建工作簿作为数据源，在Word中建立要打印的文档模板，然后经过Word的邮件合并功能的操作，快速、批量生成格式统一，个别字段不同（如姓名或者其他项目）的文档，生成的文档可以直接打印，也可以长期保存。
能够快速，批量生成格式统一，字段不同的word文档，这就是 Word的邮件合并功能。
掌握了word的邮件合并操作，我们就可以快速批量打印邮件地址，档案盒标签，奖状，成绩单，录取通知书，邀请函等文档。
怎么样？这样精妙的技能，您想不想掌握？
现在以批量打印运动会奖状为例，给大家介绍一下如何使用word的邮件合并功能批量生成文档并且打印出来，下面就请跟我来操作。
在此，我想插入这段话，表达下观念：
您知道吗？Office的三大组件Word，Excel，Powerpoint是可以协同运作，处理数据，完成某项任务的，如我们可以把word和Excel联合起来使用，完成批量打印的任务。我们还可以把Word和Powerpoint联合起来使用，把Word文档编辑好，导入到Powerpoint中，快速生成该Word文档内容的演示文稿。实际上，掌握以上两个技能，您就老厉害了，就可以傲视许多人了，真的。
准备工作：在计算机的已知位置新建一个文件夹，起名为“运动会奖状”，用于存放所有的文档。
一，建立两个文档。
1.启动Excel，在“运动会奖状”文件夹中，新建一个名为“数据源”的Excel工作簿，在其中输入获奖的班级名称和奖项。
注意：
这个Excel工作簿，不需要调整格式，但是一定要有标题，就是在表格第一行必须有标题。
在打开的工作簿第一行依次输入“班级”，“奖项”，以此作为导入生成标签的凭据。
输入数据完毕后仔细检查，确保没有错误，然后关闭Excel工作簿。
2、启动word软件，在“运动会奖状”文件夹中，新建一个名为“奖状”的Word文档，作为奖状的模板。
这个word文档需要我们反复调整格式，使它的
（1）大小和需要打印的奖状完全相同。
怎么做呢？拿尺子量出奖状准确的长度和宽度，在 word 软件中依次点击功能区的“布局”，找到“纸张大小”，点击出现下拉菜单，在底部选择“自定义”，输入刚才测量好的长度和宽度，确定。
（2）在word文档中输入固定不变的内容。
如奖状的落款:某某学校名称，颁奖日期，调整好字体字号，以及文字的位置。
快速调整页边距的方法：
看下实际效果图：
下面，开始最关键的操作：
三、使用word邮件合并功能，批量生成奖状
用word邮件合并功能解决奖状上变化的字段“班级，奖项”的输入问题，掌握了这个技能，就不用手工作业，一张张修改打印奖状，而是批量生成，事半功倍，这样的您就是比没有掌握此项技能的人强。
具体操作：继续在Word软件中打开“奖状”文档操作，把Word选项卡切换到“邮件”，开始操作：看图操作：
最要紧的最精彩的操作，我们所有的努力都是为了实现——邮件合并，请看图：
进行预览的操作，及时处理过多的字导致某字段的换行现象。
最后我们要进行批量生成奖状的操作，具体的操作请看图，很简单。
看效果：
大批量的奖状不出一秒自动生成，呈现在我们眼前。
以上就是使用邮件合并功能批量生成奖状的操作过程。
这样的操作真是优质高效，您要是学会以后，回头再看看那种纯手工的操作是多累呀，而且费时间，效率低。
四、最后，我们享受胜利果实，批量打印奖状。
此时还是应该检查下批量生成的奖状，如果奖状页面没有什么问题，那就在打印机中放好奖状，按下“Ctrl P”，回车。
But,为了保险起见，您应该选择先打印第一张，看下打印效果，以此确定奖状放入打印机的方向和位置，如果打印出来的奖状位置和方向都没问题，再开始大批量的打印。
完结,撒花，您get到了吗？
如果您认真阅读,您应该是已经get到了,再找机会实践一下,您就完全掌握此项技能了。
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